كيفية استعمال أداة أنا لتتبع إنتاجية الموظفين

تُعد الإنتاجية من أهم العوامل التي تساهم في نجاح المشاريع وتحقيق الأهداف في الوقت المحدد، حيث ترتبط بسرعة إنجاز الأهداف المطلوبة بالإضافة إلى تحقيق الجودة المستهدفة. ومن هنا، يحتاج رواد الأعمال إلى استعمال أداة أنا لتتبع إنتاجية الموظفين للتأكد من الالتزام بمعدلات الإنتاج المطلوبة في إطار الجودة المسموح بها.

خلال هذا المقال، سنستعرض طريقة تتبع إنتاجية الموظفين باستخدام أداة أنا المجانية، وذلك لتمكين رواد الأعمال من قياس أداء فرقهم بشكل دوري وفعّال. سنقدم أيضاً الحلول المقترحة والتوجيهات لدمج تلك الخطوات في مساحة العمل الرئيسية.

كيفية تتبع أداء الموظفين بالاعتماد على أداة أنا

تتعامل أداة أنا مع آلية تتبع إنتاجية الموظفين بشكل متميز، حيث توفر تطبيقًا مخصصًا يُمكن الاعتماد عليه لتجهيز تقويم للمشروع. يمكنك من خلال هذا التطبيق توزيع الأهداف المطلوبة على التقويم، مع تخصيص وتوزيع هذه الأهداف على الموظفين.

بعد ذلك، يمكنك تفصيل أهداف التقويم إلى أهداف منفصلة لكل عضو في فريق العمل، وتحديد وقت البدء والانتهاء بالاعتماد على معدلات الإنتاج المطلوبة. إذ يُمكنك هذا من متابعة أداء كل فرد بشكل فردي والتأكد من تحقيق الأهداف بمواعيدها المحددة. وخلال الفقرات التالية سنوضح لكم كيفية تتبع أداء الموظفين بشكل احترافي بالاعتماد على أداة “أنا” المجانية.

1- تحديد معدلات الإنتاجية الأساسية للموظفين 

بدايةً، يجب تحديد معدلات الإنتاج المطلوبة، والتي ستكون أساساً لوضع الأهداف الأسبوعية أو الشهرية أو حسب الفترة المحددة. ينبغي أن تكون هذه المعدلات ضمن نطاق معدلات الإنتاج الطبيعية المعتادة، لضمان الحصول على الجودة المطلوبة. فليس هناك قيمة في الإنتاج الضخم إذا كانت الجودة ضعيفة.

ويجب دائمًا توضيح معدلات الإنتاج المطلوبة لأفراد فريق العمل، خاصة قبل التعاقد أو تغيير الاستراتيجية، ويُمكنك ببساطة استنباط معدلات الإنتاج الطبيعية عن طريق حساب متوسط الإنتاجية لجميع أفراد الفريق، مع مراعاة رفع هذه الإنتاجية بشكل تدريجي لتشجيع الموظفين على زيادة الإنتاجية.

وبناءً على معدلات الإنتاجية التي توصلت إليها، قم بتحديد الأهداف الشهرية المطلوبة من الموظفين على سبيل المثال، ثم حدد جدولا زمنيا لبداية وانتهاء كل مهمة.

2- إضافة التقويم إلى مساحة العمل

الخطوة التالية تتطلب إضافة تطبيق “التقويم” إلى مساحة العمل، أو يمكن إنشاء لوحة منفصلة على أداة “أنا” مخصصة للتقويم. ومن الأفضل تضمينها مباشرة ضمن مساحة العمل لسهولة توزيع المهام بين التقويم وبطاقات المهام.

للقيام بذلك، قم بالدخول إلى لوحة مساحة العمل الخاصة بمشروعك على أداة “أنا”، ثم اختر “التطبيقات” من القائمة الإعدادات الجانبية كما هو موضح في الصورة التالية

بعد ذلك، قم بإضافة تطبيق “التقويم” إلى مساحة العمل عن طريق السحب والإفلات المباشر في المساحة المخصصة في لوحة العمل. يمكنك تخصيص موقع وحجم التقويم المناسب داخل اللوحة، حسب احتياجاتك وتفضيلاتك.

3- توزيع الأهداف على التقويم

الآن، يجب عليك تخطيط التقويم عن طريق توزيع أهداف المشروع وتحديد فترة بدء وانتهاء كل مهمة على التقويم لتتبع إنتاجية الموظفين. كما يمكنك إضافة المهام على التقويم عن طريق تحديد فترة المهمة مباشرة على التقويم، أو ببساطة النقر على اليوم الذي ترغب في بدء المهمة فيه، ثم ستظهر نافذة منبثقة تسمح لك بتخصيصها مباشرة. 

بعد ذلك، يتم تخصيص المهمة في التقويم كما يلي:

1. كتابة عنوان المهمة، يُفضل أن يكون واضحًا ومباشرًا ويشير إلى الموظف المسؤول عن تلك المهمة.
2. تفعيل / تعطيل خيار “كل يوم” إذا كنت ترغب في إتمام المهمة خلال ساعات العمل الرسمية أو تركها متاحة للتسليم على مدار اليوم.
3. تحديد فترة إتمام المهمة بالتاريخ والوقت.
4. كتابة ملاحظة حول المهمة إذ يُمكن الاعتماد عليها في تجهيز المهام.

ثم، يمكنك الانتقال إلى تبويب “الشكل” لتخصيص لون المهمة في التقويم. من خلال هذا الإجراء، يتم تنظيم وتوضيح المهام على التقويم بشكل أفضل. يُفضل تخصيص لون مختلف لكل عضو في الفريق لتمييز المهام المُوكلة له بسهولة. عند الانتهاء، انقر على “أضف” كما هو موضح في الصورة التالية:

سيتم إضافة المهمة مباشرًا على التقويم، ويظهر عنوان وفترة إتمام المهمة على التقويم بالشكل الموضح في الصورة التالية:

بعد ذلك، يمكنك إضافة جميع مهام الشهر إلى التقويم استنادًا إلى معدلات الإنتاجية الأساسية للموظفين. يجدر بالذكر أنه يمكنك إضافة أكثر من مهمة في نفس التاريخ، ومع تخصيص لون محدد لكل عضو في الفريق، ستجد المهام موزعة بشكل منظم وواضح في التقويم كما هو موضح في الصورة التالية:

4- إنشاء بطاقات مخصصة لكل هدف

الخطوة التالية هي إضافة جميع الأهداف المطلوبة كمهام منفصلة في قائمة مهام المشروع. حيث تقوم بكتابة اسم المهمة في قائمة المهام ثم النقر على زر “إضافة”. يجب أن يتطابق اسم المهمة في قائمة المهام مع التقويم لضمان سهولة متابعة إنتاجية الموظفين.

بعد ذلك، يتعين عليك كتابة تفاصيل المهمة المطلوبة، ثم النقر على “المهلة” لتحديد موعد إتمام المهمة بناءً على التخطيط السابق في التقويم كما موضح في الصورة التالية:

ثم، قم بتوكيل المهمة إلى أعضاء الفريق عن طريق النقر على “المستخدمون“، ثم حدد عضو الفريق المطلوب كما هو موضح في الصورة التالية:

بعد إضافة جميع مهام الشهر المطلوبة وتوكيلها إلى أعضاء فريق المشروع، يمكن لأعضاء الفريق البدء في العمل عن طريق نقل بطاقات المهام بين قوائم سير المشروع كما هو موضح في الصورة التالية:

5- تتبع إنتاجية الموظفين الدوري

الآن يمكنك تتبع إنتاجية الموظفين بانتظام عبر لوحة المشروع، حيث يمكنك مراجعة المهام المكلفة لكل عضو في فريق المشروع. ستجد المهام التي تجاوزت وقت التسليم المحدد مُشار إليها باللون الأحمر في مؤشر التاريخ، بينما تظل المهام التي تم تسليمها في الوقت المناسب أو لم تصل إلى موعد التسليم المطلوب باللون الأبيض كما هو موضح في الصورة التالية:

يمكنك أيضًا مراقبة التقويم كنظرة إجمالية على مهام الشهر لتحديد ما تم إنجازه من الأعمال بالنسبة لإجمالي الأعمال المكلفة بها كل عضو من الفريق في تاريخ التقييم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مقارنة هذا التقييم مع قائمة مهام المشروع للتأكد من أن جميع المهام قد تمت بمواعيدها وبشكل صحيح.

من الأفضل أيضًا تطوير مساحة العمل عن طريق شرح معدلات الإنتاجية الأساسية للموظفين التي يتم الاعتماد عليها في تقييم فترة إتمام المهام، مع تقديم نصائح توجيهية تساعدهم على تحسين معدلات إنتاجهم الخاصة، وذلك في قائمة الملاحظات العلوية في مساحة العمل.

وبهذا النهج، يمكنك الاعتماد على أداة أنا المجانية باستخدام تطبيق “التقويم” ومهامه لتتبع ومراقبة إنتاجية الموظفين بشكل احترافي. وبهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية المقال.

تحياتي ،،،